Documenti validi per il check-in e Alloggiati Web: quali accettare

Quale documento deve avere l'ospite per legge

Un documento valido per il check-in è un documento d'identità con fotografia, rilasciato da un'autorità pubblica, che permette di riconoscere l'ospite e di trascriverne le generalità nella schedina alloggiati. La regola sta nel primo comma dell'articolo 109 del TULPS: chi gestisce strutture ricettive, case vacanze e affittacamere può dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d'identità o di un altro documento idoneo ad attestarne l'identità secondo le norme vigenti.

La stessa regola vale per chi affitta o subaffitta un immobile, o una sua parte, per meno di trenta giorni: lo chiarisce dal dicembre 2018 l'articolo 19-bis del decreto-legge 113 del 2018, una norma di interpretazione autentica dell'art. 109. Senza un documento l'ospite non può essere alloggiato, nemmeno per una notte. Se ti serve il quadro completo dell'obbligo, con credenziali e scadenze, parti dalla guida pratica ad Alloggiati Web.

Documenti equipollenti alla carta d'identità

Per capire quali documenti sono «idonei», il riferimento usato in pratica è l'articolo 35 del DPR 445 del 2000, che elenca i documenti equipollenti alla carta d'identità:

• Passaporto.
• Patente di guida e patente nautica.
• Porto d'armi.
• Libretto di pensione e patentino per la conduzione di impianti termici.
• Tessere di riconoscimento con fotografia e timbro, o segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato, come le tessere ministeriali.

Non valgono come documento d'identità la tessera sanitaria, il codice fiscale, la carta di credito, il biglietto aereo o un tesserino aziendale: non sono rilasciati per identificare la persona o non hanno la foto. Lo stesso DPR 445/2000 definisce documento d'identità quello munito di fotografia del titolare e rilasciato da una pubblica amministrazione, italiana o di altri Stati, con lo scopo prevalente di dimostrare l'identità.

I codici documento nella schedina di Alloggiati Web

Nella schedina il documento non si descrive a parole: si sceglie un codice dalla tabella documenti che il portale pubblica nella pagina Tabelle di Alloggiati Web. La tabella conta 95 codici: quelli che userai quasi sempre sono pochi.

Oltre al tipo si trasmettono il numero del documento e il luogo di rilascio: Comune e provincia se il documento è stato rilasciato in Italia, lo Stato se è stato rilasciato all'estero. Lo prevede l'allegato del decreto del Ministero dell'Interno del 16 settembre 2021. I termini di invio restano 24 ore dall'arrivo, come dice l'art. 109, e 6 ore per i soggiorni non superiori alle 24 ore, regola introdotta da quello stesso decreto.

Ospiti stranieri: cittadini UE ed extra UE

Il cittadino dell'Unione europea può identificarsi con il documento d'identità del suo Paese: la definizione del DPR 445/2000 comprende i documenti rilasciati da altri Stati, e la carta d'identità valida per l'espatrio è il documento con cui entra in Italia secondo l'articolo 5 del decreto legislativo 30 del 2007. Nella schedina indichi il tipo di documento e, come luogo di rilascio, lo Stato estero.

Per gli stranieri extra UE il secondo comma dell'art. 109 del TULPS è esplicito: è sufficiente il passaporto o un altro documento considerato equivalente in forza di accordi internazionali, purché abbia la fotografia del titolare. Nella pratica, per un turista extra UE il documento da chiedere è il passaporto.

• Nomi in alfabeti non latini: trascrivi nome e cognome come compaiono in caratteri latini nella pagina con la foto del passaporto. Li trovi anche nelle righe a lettura ottica in fondo, ma lì mancano accenti e segni diacritici.
• Cognomi composti e più nomi: riportali nell'ordine del documento e fai confermare all'ospite quale parte è il cognome.
• Cittadinanza e Stato di rilascio possono essere diversi: chi ha due cittadinanze può esibire il passaporto di uno dei due Paesi, e il luogo di rilascio è quello del documento che ti mostra.

Documento scaduto: si può accettare?

No: un documento scaduto non va accettato. L'art. 109 non usa l'espressione «in corso di validità», ma un documento scaduto non attesta più l'identità secondo le norme vigenti, e le indicazioni operative della Polizia di Stato ai gestori, riprese dalle Questure, parlano di verifica con un documento d'identità in corso di validità.

• Scaduto prima dell'arrivo: chiedi un altro documento valido, per esempio il passaporto al posto della carta d'identità.
• Scade durante il soggiorno: la norma non regola il caso. Al momento dell'identificazione il documento è valido, quindi in genere si considera accettabile; nel dubbio chiedi alla Questura.

La carta d'identità italiana dura dieci anni per gli adulti, tre anni per i bambini sotto i tre anni e cinque anni fra i tre e i diciotto, come stabilisce l'articolo 3 del TULPS. Con i minori, quindi, una carta che sembra recente può essere già scaduta.

Minori, famiglie e gruppi: di chi serve il documento

Nella schedina gli estremi del documento sono obbligatori solo per tre tipi di alloggiato: ospite singolo, capofamiglia e capogruppo. Per familiari e membri del gruppo si trasmettono i dati anagrafici, mentre i campi del documento restano vuoti. Il decreto del 2021 dice che per i nuclei familiari basta il documento di uno dei coniugi, che indica i dati dell'altro coniuge e dei figli minorenni. La regola riguarda cosa si trasmette, non chi si identifica.

Non trasmettere il documento non significa non vederlo. L'identificazione riguarda ogni persona che alloggia, minori compresi, e le regole su come farla, anche con il self check-in, restano quelle fissate dal Consiglio di Stato: qualcuno deve confrontare l'ospite con il suo documento al momento dell'arrivo. Un minore che alloggia da solo non rientra in un nucleo familiare né in un gruppo: si registra come ospite singolo e il documento va indicato come per un adulto. Per i casi dubbi, come un minore in viaggio con i nonni, chiedi alla Questura.

Foto, copie e documenti sul telefono

La foto del documento inviata in chat è utile per compilare la schedina prima dell'arrivo, ma non sostituisce il controllo dell'ospite con il documento: è il punto su cui si è pronunciato il Consiglio di Stato. Il controllo vero è il confronto, in quel momento, fra il volto dell'ospite e la foto del documento: di persona o con un videocollegamento in tempo reale all'ingresso dell'alloggio.

Sui documenti digitali la legge è ancora parziale. La patente di guida mobile, disponibile nell'app IO per i conducenti residenti in Italia, è per legge equipollente a un documento di identità, come prevede il Codice dell'amministrazione digitale; per gli altri documenti mostrati sullo smartphone non c'è una regola altrettanto chiara. Nel dubbio, chiedi il documento fisico.

Errori sul documento che fanno scartare la schedina

La maggior parte delle schedine respinte per il documento ha una causa banale. Le più frequenti nella gestione quotidiana:

• Codice sbagliato: la carta d'identità elettronica indicata come cartacea, o un codice inesistente per il permesso di soggiorno. La schedina torna indietro con «Tipo Documento Errato».
• Numero incompleto o di fantasia, come un «1» scritto per riempire il campo: la schedina torna indietro con «Numero Documento non valido».
• Luogo di rilascio incoerente: un passaporto estero con un Comune italiano come luogo di rilascio, o viceversa.
• Documento indicato per un familiare, o mancante per il capofamiglia.

Il controllo da fare prima dell'invio è sempre lo stesso: tipo, numero e luogo di rilascio confrontati con la foto del documento. Le altre sviste tipiche, su nomi e date, sono nella lista degli errori su Alloggiati Web.

Cosa rischi se ospiti senza un documento valido

Dare alloggio a chi non ha un documento idoneo, o non comunicarne le generalità, viola l'art. 109 del TULPS: la sanzione è quella dell'articolo 17 del TULPS, arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro, le 400.000 lire del testo convertite in euro. È una contravvenzione penale, non una multa amministrativa, e l'art. 109 non rientra fra le violazioni depenalizzate.

Come Doorling controlla i documenti degli ospiti

Nel check-in online di Doorling l'ospite fotografa il documento dal telefono prima di arrivare, e i controlli avvengono prima della tua approvazione:

• L'OCR legge il documento e, quando c'è la zona a lettura ottica, ne verifica le cifre di controllo di numero, data di nascita e scadenza.
• Se il documento del prenotante risulta scaduto alla data di arrivo, il check-in si ferma e l'ospite deve caricarne uno valido; per gli altri ospiti, e per i documenti che scadono durante il soggiorno, lo vedi segnalato in approvazione.
• Un numero di documento impossibile, troppo corto o senza cifre, viene fermato prima che arrivi alla schedina.
• Dopo il tuo ok le schedine partono verso Alloggiati Web con un codice della tabella ufficiale, scelto in base al tipo di documento indicato dall'ospite.

Il confronto tra l'ospite e il documento al momento dell'arrivo resta a te: Doorling prepara i dati, la verifica de visu la fai tu, di persona o con un videocollegamento in tempo reale.